Het is lang niet altijd eenvoudig om een geschikte (en betaalbare) kantoorruimte te vinden.

En zoveel mogelijkheden zijn er niet. En bedenk goed: sommige kantoorgebouwen staan niet voor niets leeg. Ze staan op de nominatie om gesloopt te worden of er komt nieuwbouw of er zijn andere redenen wat de ruimte ongeschikt maakt. Vraag is nu: hoe vind je dan wel een fijne kantoorruimte? De beste manier om dat aan te pakken, zullen we nu hieronder in enkele tips toelichten.

Ben je op zoek naar een andere kantoorruimte, omdat je contract afloopt of wil je wat flexibeler huren? Dan is dit onze eerste tip: gebruik je eigen netwerk! Hoe meer mensen hier vanaf weten, hoe meer mensen mee kunnen denken of hebben zelf ervaring met het huren van een kantoor. LinkedIn is ook een goed hulpmiddel om in te zetten, net als Facebook om een bericht op zetten met de mededeling dat je op zoek bent naar een nieuw kantoor. Geef duidelijk aan wat je precies zoekt en per wanneer je een ruimte nodig hebt. Het is een goedkopere manier om een kantoorruimte te vinden via je eigen netwerk dan te huren via een makelaar. En bedenk ook of je gemeubileerd of niet gemeubileerd wilt huren. Een gemeubileerde kantoorplek is een heel stuk duurder om te huren per maand, dan een ongemeubileerde plek. 

Kiezen voor de juiste locatie hangt tevens samen met je bereikbaarheid: je moet goed bereikbaar zijn voor je klanten en eventuele collega’s! Reizen veel collega’s of klanten per openbaar vervoer? Dan is een OV-locatie wel een aanrader. Komen er veel mensen met de auto dan is het beter om dichtbij een op- en afrit van de snelweg te zijn. Zit je in het centrum? Dan kun je met klanten/relaties ergens lunchen maar ook je netwerk uitbreiden door je te bevinden op drukbezochte plekken in het centrum zoals congresplekken, lunchplekken of flexwerkplekken, waar de kans groot is dat je gelijkgestemden tegen komt of nieuwe relaties op kunt bouwen.

Betaal niet teveel en bedenk of het mogelijk is bepaalde ruimtes te delen met andere ondernemers. Bijvoorbeeld een eigen keuken(tje) of misschien zelfs een vergaderruimte. Het delen van deze faciliteiten scheelt je in de huurprijs! Via een operator huren is dan een goede optie. Een operator is een verhuurder van kantoorruimte die je volledig ontzorgt. Jij kunt je dan volledig bezig houden met datgene waar jij goed in bent en/of je bedrijf verder draaiende houden. Bij een groot bedrijf heb je alles in eigen beheer en kan een receptioniste klanten ontvangen. En bedenk ook wie er daadwerkelijk een eigen werkplek nodig heeft. Als je werkplekken inricht, moet je hierbij bijvoorbeeld ook denken aan het faciliteren van een ergonomisch hoekbureau, bureaustoel en dergelijke, zodat collega’s hun werk goed en zonder lichamelijke ongemakken te ontwikkelen kunnen uitvoeren. Veel collega’s vinden het tegenwoordig echter ook prima om enkele dagen per week thuis te werken en daar hun werk uit te voeren.